信息来源： 保卫处 发布日期: 2024-01-09 浏览次数: 10

保卫处经费使用和报销管理规定（试行）

（2023年12月）

为进一步强化部门内控体系建设，规范保卫处经费管理和使用报销工作，提升经费使用效益，根据学校财务管理相关规定，制定本规定。

第一条本制度所指的经费是指学校年度下拨的部门办公经费，经常性业务经费和各类专项经费。

第二条保卫处经费使用管理由处长负责审批和管理，部门制定专人负责核报工作。

第三条年度经费的编制申请按照学校计财处的要求时间进行及时申报。申报前部门组织各项业务经费负责人根据本年度经费使用情况和下一年度使用需求进行梳理、统计、论证，形成各项年度业务经费申报材料，提交部门负责经费报销的工作人员进行汇总，形成部门下一年度预算申报表，经部门领导审核后，提交处务会审议通过后上报计财处。

第四条年度预算经批准下达后，部门领导按职责分工明确相关业务报销负责人编制各项经费年度使用计划，由部门领导审批后，授权业务报销负责人按规定科学合理使用经费。

第五条各项经费实行使用审批制度，一次性使用3000元以下，由业务负责人填写经费使用申请表报处领导审批；一次性使用经费在3000元（含）以上的，由业务负责人填写经费使用申请表，经处务会讨论通过后，在报处领导审批；因特殊原因需改变资金用途的，经处务会议讨论通过后，报学校批准后执行。

第六条涉及专项经费使用的应按学校规定的流程进行办理。各项维保项目应按学校规定严格落实公开招标采购、签订合同，并按合同约定进行付款；各项新建改建项目应在充分论证、科学合理编制方案，并应按学校规定严格落实公开招标采购、签订合同，并按合同约定进行付款。

第七条办公经费根据学校下拨经费的总额及标准，由处领导根据办公需要进行统筹安排，在额度内按规定用途和流程使用。办公用品的采购、领用、报销由部门内勤负责落实，并做好领用记录。

第八条涉及日常一般安保业务物资采购的，业务负责人填写《物资采购单》，经部门领导审批后，由业务负责人按学校相关规定进行采购，并认真落实物资采购验收、进出库制度，并建立相关台账。

第九条严格差旅费使用管理，一般情况下边的报销出租车票；因特殊原因造成需报销出租车票的，应在每张出租车票后面注明乘坐时间、起讫地点、事由、证明人等内容，并在确认其真实性和必要性的情况才能报销。

第十条各项业务经费使用应及时报销，原则上当月发生的经费应在当月或者下月报销完毕（工程类除外）。业务负责人每月10日前对各项经费使用情况进行梳理，并在处务会上进行汇报，对本月经费使用情况提出计划。

第十一条部门领导每季度对各项经费使用情况进行检查，召开专题会议对部门经费使用情况进行分析研究，提出改进意见和建议，各科室负责抓好落实。

第十二条核报流程

（一）由业务负责人收集发票等相关报销资料，提交给部门负责报销的人员，并在网上进行预约报销；

（二）部门负责报销的人员在网上下载填写报销凭证，并粘贴发票等资料：填写报销凭证应要素齐全、填写规范，报销凭证填写的经费支出的科目内容应与年度下达的经费科目一致。办公经费的发票应附明细清单；物资采购类发票应附采购物资详细清单（包括品名、规格、数量、单价、金额、总价等要素）；工程类项目发票应附合同、中标通知书及结算审定单等相关资料。

（三）经手人签字：办公经费的发票及明细后面及报销凭证需有经手人和业务负责人签字；物资采购类经费的发票及明细清单后面需有采购人和出库保管员共同签字，工程类项目发票后面需有项目现场负责人及项目负责人共同签字。

（四）报销负责人审核：部门负责报销的工作人员对报销项目的发票、明细清单及附件资料的合规性、完整性和经办人签字手续等进行审核，确认合格后将报销凭证整理完毕签字后提交处领导审批。

（五）处领导签字：在前期手续完备，部门负责报销的工作人员审核通过的情况下，处领导进行审核，审核不符合要求的退回，符合要求的进行签字确认。

（六）学校相关领导签字（根据学校财务管理规定权限进行）；

（七）按预约时间由部门负责报销的工作人员至计财处办理报销。

第十三条由部门负责报销的工作人员建立经费使用情况台账，对使用情况进行及时登记，做到账目相符。

第十四条保卫处经费使用和报销管理落实“谁使用、谁负责，谁管理、谁负责”的原则，业务负责人必须高度重视，严格遵守财务管理规定，严格按照规定和流程落实，确保部门经费使用合法合规、规范有序。

第十五条本规定从处务会议研究通过后执行。