第一条 为了加强部门内部管理，规范部门经费使用、报销行为,合理控制费用支出，根据学校相关经费管理使用报销制度规定，结合部门工作实际需求特制定本制度。
第二条 本制度适用学校核准的年度部门办公费、活动费、差旅费、交通费等的使用报销。
第三条 厉行勤俭节约，注重效益，反对铺张浪费。在经费使用过程中，要增强成本效益意识，讲求绩效，提高经费使用效益，减少不必要的开支。
第四条 费用报销的一般规定
（一）报销人必须取得相应的合法票据（相关规定同计财处要求），且报销单有经办人签名。
（二）填写支出报销单应注意：严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；费用内容或事由应描述清楚。
（三）按计财处规定的审批程序报批。
（四）复印报销凭证，提交部门经费台账负责人留存。
第五条 办公经费使用报销制度及流程
（一）办公经费是指部门内办公文具、办公设备配件、易耗材料等购置费用。
（二）管理规定：为了合理控制费用支出,此类费用部门内勤负责统一管理/购置。
（三）报销流程
1．购置申请: 各岗位每学期根据需求及库存情况按需向部门内勤上报所需办公用品；部门内勤根据各岗位需要汇总，购置申请单由部门领导审批；报批后采购并报销相关费用。
2．报销程序：部门内勤先填写支出报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单交计财处，按日常费用报销流程付款。支出报销复印件及购置申请单交部门台账负责人留存。
3．使用流程：办公经费购置的用品使用建立领用登记制，由专人负责，每学期末盘点。
第六条 活动费使用报销制度及流程
（一）部门活动费仅限于部门集体活动，且活动必须健康积极，且该经费不得领取现金发放。
（二）报销流程
1．部门活动要有主题，有图片。
2．部门活动由活动组织人报销，报销人先填写支出报销单(附活动相关发票)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单交计财处，按日常费用报销流程付款。支出报销复印件及活动概要交部门台账负责人留存。
第七条 差旅费使用报销制度及流程
（一）差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。
（二）差旅费标准严格按照计财处相关规定。市内出租车、专车、网约车等车票报销须注明事由和行程。
（三）差旅费报销流程严格按照计财处有关流程。
第八条 重大金额使用要求
（一）重大金额是指单项或单次使用金额超过10000元。
（二）重大金额使用，由部门召开专题会议，集体讨论通过后方可使用。
（三）重大金额报销按照计财处要求权限报销。
（四）重大金额报销凭证及专项会议纪要应复印，提交部门台账负责人留存。
第九条 建立台账
（一）建立部门经费使用台账，记录完整的部门经费使用信息。
（二）部门台账由内勤负责。
（三）部门台账应按照经费不同分类汇总、管理；记载详细，分类清晰；便于部门及其他关联部门查询使用。
第十条 附则
（一）本办法自资产处处务会议讨论通过之日起实施。
（二）本制度未提及或与学校财务报销管理办法等规定相悖之处以学校为准。
资产与设备管理处
2024年3月5日